【机关作风建设】研究生院—加强信息化建设 刻画 管理服务的“速度”和“温度”

2019年12月12日 16:54 张扬 肖敏 

编者按:当你在一个普通的工作日走进研究生院新老校区办公室,映入眼帘的是每个工作人员有条不紊、安安静静地在自己电脑端处理业务,完全看不到想象中的学生“熙熙攘攘”办事景象,这只是研究生院信息化建设成效的一个小场景。事实上,2019年这一年,研究生教育信息化建设脚步始终没有停歇,从“多个部门跑N趟”到“只跑一次”,甚至“一次不跑”,从“简化优化办事流程”到探索“全自动化线上处理”,从“师生上门咨询”到“管理人员线上线下主动服务”,以信息化“法宝利器”推进机关作风建设改进,提升管理服务质量,刻画为师生服务的“速度”和“温度”,研究生院一直在奔跑的路上。

规划先行  构建信息化顶层设计体系

研究生院在信息化建设中坚持“统一规划、阶段实施、强化基础、应用集成、资源共享”的总体原则,在信息化机制建设、制度保障、机构建设等方面先行规划。一是明确建设目标。在充分调研了全国29所兄弟院校研究生教育信息化建设经验,结合高等教育立德树人、内涵发展的要求,进一步明确了建设目标,即构建起体现时代特征、适应教育发展、与培养高素质创新型研究生人才要求相适应的信息化管理及服务体系,全面实现“业务工作自动化、决策管理实时化、信息资源共享化、教学过程自主化、服务活动协作化”的“五化目标”。二是完善制度体系。先后制定了《西北工业大学研究生院“十三五”信息化建设规划》《研究生院信息化建设实施规划》《研究生院信息化项目顶层设计—需求分析》,健全的制度体系使得研究生院信息化工作有章可依,有方案可执行,从而有条不紊的轨道式运行。三是构建组织保障。研究生院信息化建设坚持”一把手工程”,全员发动,全员参与,先后组成”信息化建设领导小组”、“信息化建设专家领导组”、“信息化建设学院协调组”、“信息化建设工作组”及“信息化建设功能测试组”等多个相互协调、相互穿插的组织机构,自上而下形成信息化建设的良好氛围。

以“流程优化”为支点  推动核心业务系统建设

研究生院通过信息化建设倒逼管理流程优化,下大力气界定理清管理职责权限、减少繁杂流程、打破部门之间的不协调,为师生提供一站式服务,从而实现学位与研究生教育管理从刚性到柔性、从结果到过程、从金字塔到扁平化的转变,最终实现从管理向服务的根本性转变。

在建设过程中,研究生院通过召开院务会、学院调研和师生座谈会,按照流程优化“三原则”暨“可审可不审的全部不审、必须审批的全部简化、可以合并的全部合并”,梳理业务流程201项,其中通过流程再造已实现线上运行156项,仍为线下的39项,已纳入后期规划的26项。

“之前,我办理休学时,走的是线下流程,准备了3份证明材料,找导师和学院签字,再送到研究生院签字盖章留存。今年,我回来办理复学,发现完全不用再去线下跑,只要在研究生教育综合管理系统提出申请,导师、学院和研究生院老师依次线上审核,我的学籍就恢复了,而且流程到哪里,我在电脑端完全可以看到,导师还可以收到我的待审核短信,真正可以实现“秒批”,太方便了,整个流程下来20分钟就可以完成,给我们学生节省了不少时间”。2017级博士研究生高天昊在体验了线上办理学籍异动业务后及时向研究生院反馈。

“以流程优化再造撬动业务职能转变,是学校提升信息化建设水平的突破路径,是‘让数据多跑路,让师生少跑腿’的重要改革,这方面研究生院走在全校前列”,在全校信息化系统后评估交流会上,信息化主管领导张艳宁助理对研究生院提出表扬,并向全校提出号召。在信息化建设与管理处和其他部门的指导支持下,截至目前,研究生教育已初步完成核心业务系统建设,上线运行了学籍管理模块、教学管理模块、培养过程(开题、中期)管理、学位管理、毕业离校管理、国际交流、统计报表管理等7个模块200余项业务功能,实现研究生从入学至毕业的全流程、自动化线上管理。

从细节出发,以需求为引领,全方位提升师生用户体验

作为全校研究生培养的职能部门,研究生院始终坚持“服务师生”的初心和“立德树人、培育拔尖创新人才”的使命。研究生教育信息化建设成效的标准,更是以全校师生用户的要求为准,不仅要实现信息化平台“能用”“好用”,更要达到师生们“喜欢用”。因此,从细节出发、追求极致,“想师生之所想,急师生之所急”,是研究生院信息化建设过程中的不二准则。

按照“服务至上”的设计理念,研究生教育综合管理系统为研究生、教师和管理人员等不用用户分别设计了个性化的界面,功能区必备、辅助区自选,各项功能使用一目了然,方便快捷。以学生用户为例,目前已完全实现签字不用东奔西跑,上课信息随时查询,学习进度尽在掌握,审批结果一键明确。另外,在功能设计过程中,随处可见一些“贴心”的细节,在开题申请模块,系统已将不同类型学生的不同表格内置在系统中,学生填报时,只需填写主要信息,暂存后下载模板即可,系统会将主要信息直接匹配到模板中,无需再行填写。就像航海学院的吴雨桐同学反馈“没想到这个系统这么‘体贴’,再也不用去网站、手册翻找那些管理规定,非常有‘温度’”。

研究生学位申请是培养过程的重要环节,在学院调研中,师生们反映论文线下送审花费时间较多,影响学位申请速度,希望能通过信息化的手段解决。2019年,通过多次需求对接和技术开发,10月份学位论文线上送审和自助打印学位评阅意见书模块正式上线运行。至此,学位论文可直接通过线上送审至评审专家,专家可直接在系统内给出评阅意见,研究生可直接通过“自助打印系统”打印领取《论文评阅意见书》,至少为学位论文申请环节节省15天的时间,得到全校师生尤其是即将毕业的研究生们一致好评。

同样,面对研究生教育国际化这一紧迫需求,研究生院排除万难,在1个月时间内完成国际交流模块的开发、上线运行。截至目前,已有近200名研究生通过线上完成高水平国际学术会议项目申报、审核、资助经费核定等。此外,为了提升管理端用户体验,将管理人员从繁琐的数据统计解放出来,系统专门设计了统计报表模块。截至目前,已有4类22份统计表格模板,管理人员可通过系统直接生成高基表等报表,真正实现“统计报表一应俱全,学生数据自主查询,数据分析指日可待”。


构建“多渠道”信息化平台 打通服务师生“最后一厘米”

为了使全校师生能够享受更加便捷、人性化的信息化服务,打通服务师生的“最后一厘米”,研究生院不仅下大力气完善PC端的综合管理系统,更是采用先进的技术手段,创新自助打印终端、短信推送平台以及“店小二”式的咨询平台为师生们直接提供服务,从而大大提高研究生教育的管理水平。

分布于新老校区的7台研究生自助终端打印系统已将上线2年了,这些校园“网红机”集自助查询、打印功能于一体,通过与研究生教育综合管理系统和校园卡系统数据对接,实现学生通过终端打印带有研究生院印章和成绩审核专用章的防伪中英文成绩单、在读证明、学位证明等。用人单位可使用系统生成的验证码,通过验证系统验证各类证明文件的真伪。在方便学生的同时,大大提高了学校教学日常管理的工作效率,目前已上线各类证明17项,年均打印各类证明20000份。

“服务无微不至,关爱无所不在”。2019年5月份,研究生院信息化系统上线了短信推送平台,小小短信真正实现了“私人订制”。通过与PC端的数据对接,可以实现在手机端及时提醒教师审核各项业务,定期推送研究生学分预警、课程成绩预警、开题预警、中期预警、延期预警和超期预警等预警通知,以及研究生院各项重要通知的温馨提示。目前日均发送短信1500条,得到全校师生一致好评,就像计算机学院王美贤教授反馈的“这个提醒短信太及时了,有时候学生在系统上提交的申请需要我审核时,工作匆忙就容易忘,现在有短信提醒,就像备忘录一样,可以及时的督促我们处理学生事务,方便许多”。

随着研究生核心业务逐步实现信息化,管理部门的信息化咨询服务已经成为日常工作的“新常态”,也提出了新的挑战。为了给全校师生提供有“速度”、有“温度”的贴心服务,研究生院专门组建学生、学院和研究生院信息化三级咨询服务团队,通过QQ群、系统帮助界面、操作视频引导、线上意见反馈箱等,全方位、随时随地解决师生用户问题,提供个性化和高质量的信息咨询服务,日均答疑解惑近300条,每条问题可在2分钟内得到解决,真正实现了从“管理”“服务”转变。

从“信息管理”到“质量监测” 实现研究生教育“智慧化校园”

目前,研究生教育综合管理系统的运用已从业务管理,延伸到师生工作学习的细节保障,系统已成为方便化、高效化的“同义词”。下一步,研究生教育信息化要从“信息管理”向“质量监测”发展,实现研究生教育“智慧化校园”。“研究生教育信息化工作正在走向大数据统计阶段,要想真正实现智慧化,就需要在大数据统计的基础上进行数据深度挖掘,以数据、图表、图形等高可读形式,全面展现研究生培养状态和关键信息,全过程、动态化对培养质量进行监测和预警,从而为领导决策提供支撑服务。”研究生院主管信息化的宁昕副院长如是介绍。

“高等教育的信息化,是建设一流大学不可缺少的重要环节,是教育教学改革的突破口,同时也是高等教育现代化的必然要求。因此,我们要高度重视研究生教育信息化建设,以之为抓手,推动学校人才培养、科学研究和管理服务的创新。”主管研究生院的张卫红副校长提出展望和要求。

按照规划到2022年,研究生院将通过信息化建设,为学校提供研究生教育领域内,关于招生、培养、学位、国际化交流、创新教育、督导评价、导师管理等20多种类型的标准化业务服务;通过精简业务流程、使用电子签章、建设手机端小程序等途径,进一步提升师生用户体验,最终建成以统一数据平台为基础,能通过PC机和移动终端(微信小程序、APP)多种途径进行访问,能够相互调用的管理信息系统群,为全校师生用户提供全流程的资源和服务,为学校双一流建设提供科技化、智能化程度更高的决策支撑。


关闭